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信息化背景下基层档案管理的质量提升与发展

  严淑梅

  (青海省海东市平安区发展和改革局,青海 海东 810699)

  摘 要:随着社会的不断发展,我国科学技术逐渐进入了新的领域。其中互联网信息技术充分应用到了人们日常工作与生活的方方面面,形成较为广泛的“互联网十”应用模式。基层单位只有将日常经营活动过程中的重要信息和基础数据进行高效准确的处理,才能从根本上发挥档案管理的效能,从而发挥出基层档案管理模式最大价值。本文主要以信息化背景下基层档案管理质量的相关概念与特征等进行分析,并且在此基础上具体探究了基层档案管理过程中的具体变化以及信息化技术在档案管理中的应用价值,进一步的提出基层档案管理创新模式方法探索,希望为现今的档案管理工作作出一定的贡献。

  关键词:信息化时代;基层;档案管理;质量提升;发展

  中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:2096-5079 (2021)20-0 1 38-03

  一 、引言

  新时代发展趋势下,对于具备较高研究价值的基层档案管理,在信息化时代也应该充分利用信息化的技术,全面提高基层档案管理的利用率和相关从业者的专业素养。信息化时代为信息化产业的高速增长提供了新的引擎,是现阶段基层单位在进行档案管理工作的核心竞争力量。

  二、信息化时代档案管理的相关概念

  大数据又可以称之为可利用信息储藏库,是基于互联网技术不断发展而诞生的产物。在科技经济飞速发展的现阶段,大数据主要指的是基层单位对于日常工作开展过程中基本信息的收集、管理、处理以及保存。为了保证信息完整性和准确率,对于信息的全面性提出了更高标准[1]。因此,传统的信息管理己经不能满足现阶段基层单位管理的需要。所以,在这一基础上, 必须结合基层单位的实际情况借助相关软件技术进行设计和开发,并且不断完善和补充可以应用的硬件设备设施,从而对档案进行有效管理。

  大数据是结合基本信息技术的应用特点,在此基础之上,进行人工智能的植入,从而在进行数据处理的过程中,对数据体系巨大的信息来源可以进行准确和及时处理。此外,大数据在进行处理的过程中,不会掺杂人的主观意识。因此,可以保证数据处理的准确性,进而为数据的处理和存档提供科学保障,并为相关利用者提供服务[2]。总之,档案管理是基层单位日常管理工作的重要组成部分,传统的档案管理主要以纸为媒介。因此,在管理过程中所需要的空间场地和人力资源等成本都耗费巨大,而且在管理过程中,受季节环境影响,对于档案的安全性存在着较大影响。为了满足时代发展需要,档案管理逐渐也从传统手工管理进入了计算机管理和信息化大数据管理的阶段。此外,传统档案管理模式在对信息数据进行提取利用的过程中,表现也是较为被动,很多档案数据被束之高阁,不能充分发挥出档案管理工作的社会效益和经济效益。信息化时代可以根据不同的客户需求进行系统化分析,因此在对用户提供档案服务的过程中,可以充分做到更加精细,并做好差异的区别对待[3]。

  三、信息化建设在基层档案管理中的应用价值

  (一) 降低管理成本

  基层单位的档案管理具体指的是对档案的收集、 统计以及保管的一种活动。从档案管理的具体内容来看,档案管理实际上是一个十分复杂繁琐的工作,往往会涉及很多的信息,并且所包含的内容也是比较多的,在不同的环节有着不同的管理理念[4]。对于基层单位的档案管理工作来说,需要做到十分的严谨,这样就会在一定程度上加大工作人员的实际工作量,工作人员的工作效率也随之下降。因此,在基层单位中,实际的档案管理往往会耗费巨大的人力、物力以及财力,这些成本主要包括了基本的档案管理工作者的工资,档案管理过程中的开销等。将信息化技术合理的应用在基层单位的档案管理过程中,可以有效地解决成本,也能节约档案管理的空间[5]。利用信息技术可以生成数据库,数据库技术可以将基层档案都转化为电子信息,这样就解决了实体的空间,也减少了人工参与过程中可能会出现的问题,这样就避免了不必要的资源浪费,促进基层单位的可持续发展。

  (二) 提高管理效率

  在基层档案管理的过程中合理的应用信息技术,可以实现对人工的有效替换。因此,需要结合实际情况转变基层单位的档案管理工作,可以合理使用信息技术产品,这样才能完成智能化档案管理的目标[6]。在实际的档案管理过程中,主要是通过互联网查询的模式来实现对相关档案信息的搜索,这种方式比以往传统的方式来说更加便捷、更加有效率。此外,信息技术的使用能减轻工作人员的工作负担,工作人员的工作效率提升了,也能在一定程度上避免因为人工因素所导致的干扰。

  还能保证基层档案管理工作的有效性和准确性,这对于档案的管理以及相关信息想建设有着积极深远的意义。所以,可以这样说,信息技术的应用,可以有效地提升基层单位档案管理工作的效率,并提升档案管理工作的准确性,这也是基层档案管理工作在未来的发展趋势[71。

  四、基层档案管理现状

  以往的档案管理工作只是简单地将档案做简单的收纳,并且在很多的基层单位,实际的档案管理思想没能顺应时代潮流的发展进行完善,对档案管理的内涵缺乏认知。由于档案管理思想是比较滞后的,在基础单位档案管理的过程中势必会出现各种各样的问题,这对于档案管理员工来说,不仅工作效率得不到提升,工作积极性也受到了打击,这就使得管理体系更加混乱。

  当前很多单位的档案管理机制不够完善,档案管理工作者在工作中往往会没有章法可言,常常表现为档案管理机制过于形式化,档案管理工作者在工作中没能有效的开展工作,尽管设置了许多的档案管理条例,但是在现实的工作实践中,没能做到全面的实施。并且,相应的激励机制和惩罚机制未能健全,会引起档案管理工作责任的推诿,进而影响到档案管理工作的管理质量和管理效果。此外,还有一部分档案管理人员的专业素养是不足的,由于员工流动性比较大,一部分员工缺乏专业的工作技巧,在实际的工作中也没有责任心,出了事情之后会互相推诿[8]。此外,在基层单位,相关的激励机制是不够完善的,员工在工作中没有工作的动力,对于档案管理这一份工作并没有责任感,工作中不够细致,这些因素对于基层单位的档案管理来说是很不利的。

  五、信息化时代基层档案管理的特征

  现阶段在各行各业中大数据都被广泛应用到,信息化所带来的效能也更为突出体现在了基层单位工作管理过程当中。与此同时,信息化背景下所衍生的大数据是一个非常重要的工具,大数据通过一段时间的积累,不仅可以快速记载当前发展阶段的数据信息,随着时间不断推移,大量数据分析之下的客观规律更能为企事业做重要决策时提供重要参考依据。从而节省了人工在推测过程中的时间成本和人工成本。随着社会不断发展,信息技术不断革新,关于档案管理己经从原来的云计算逐渐过渡到了物联网阶段,在企事业单位,相关管理人员在档案管理的工作中也获益不少,信息化管理技术从概念上己经广泛地应用到日常管理的过程中。但是由于纸媒管理观念根深蒂固,因此,大数据信息化技术并没有充分渗透于日常工作当中,现有档案管理资源, 相较于理想中的库存资源,在种类上依然不够丰富,在具体信息完整性方面依然存在很大欠缺[9]。因此,在新时期,将大数据信息化技术应用于企事业档案管理过程中是必然趋势,只有将数据信息进行合理地智能管理才能更好满足时代发展和需求,在未来企事业单位档案管理过程中,纸质版档案最终也将会被无纸化的大数据信息化技术逐渐替代。

  六、信息化时代基层单位档案管理模式变化分析

  现今社会是一个互联网迅速发展时代,随着社会不断发展,更是将信息化技术应用推到了风口浪尖。随着2013年微信的诞生,大数据这个互联网时代专有名词,也进入了更多人的视野和谈资中。为了紧跟时代发展脚步,将信息化技术合理应用到日常工作管理当中,使得越来越多企事业单位对大数据的技术也投入了较多关注,从而能有效提高工作人员的工作效率,将一些基本的信息进行存档管理从根本目的上就是为了方便于今后的研究和利用。因此,档案管理有效性直接决定着档案价值导向。只有在充分了解在大数据条件下,档案管理模式的转变才能更好地提升档案管理能力和水平。

  (一) 大数据时代档案管理整合资源的改变

  档案管理的基本职责就是将经营活动场所发生的一切基础信息进行充分收集,并且对不同信息的重要程度进行筛选和排列,按照主次秩序进行保存。在传统的档案管理的过程中,对于基础信息收集就是较为困难的,这是因为涉及面较广,信息量巨大,在进行收集和整理过程中,就需要耗费巨大精力和人力,并且还会受到人为主观意识影响。因此,在档案管理过程中,档案准确性和完整性不能得到有效保障。而且纸质版的档案在传输过程中也存在着时间和地点等多种因素限制。因此,纸质档案正在逐渐被大数据信息技术转变和替代[10]。目前大部分基层单位所采取的都是传统纸媒和大数据信息技术相结合的管理模式。因为大数据信息技术在对档案基础信息进行收集的过程中,在每一个环节都可以充分保证数据信息的准确性和完整性。只要相关部门为工作人员提供具有相应功能的软件和硬件设施设备,就可以在很短的时间内对基础信息进行归纳和存档。这就要求档案管理工作人员在管理技术和相应的专业知识上与时俱进不断学习和拓展,对大数据信息技术的软件和硬件都可以熟练掌握,避免因为业务能力薄弱,造成档案彻底丢失,或者不可挽回的局面。在这一点上大数据信息技术在档案管理上有其积极的一面,同时也要求档案管理人员的新技术应用能力也得到相应提升。究其根本就是目前档案管理为了更好地顺应时代,所以在进行档案资源整合时可以通过大数据信息技术,在各个部门和工作人员紧密配合下,对企事业单位的信息数据便于筛选、保存、处理、利用。

  (二) 信息化时代档案管理制度的变化

  因为收集档案信息的方式有极大转变,因此在对大数据信息技术应用过程中,对工作人员具体管理制度方面也出现了相应的变化。档案管理工作在工作量和工作涉及范围中都存在着一定困难程度。因此,在档案收集过程中,首先应该明确档案收集的重要性和基本目标,并且根据需求进度制定切实可行的规章制度。档案管理工作在进行过程中,因为大数据信息基数较大,而且不同档案信息数据的归属逻辑和对应结构都有较大差异[11]。因此,在进行档案管理的过程中,必须在相关制度保驾护航下对所要收集的信息进行编辑和确立,只有这样,在具体操作过程中才能将对应的信息进行合理分类,主从有序,使档案收集整理工作有计划有规章,避免造成劳动力的无效流失。制度的订立,在对管理工作人员的业务职责上也能进行更加明确划分,从而增强管理人员责任意识。

  (三)信息化时代基层单位档案在服务对象上的变化

  基层单位的档案管理在服务对象方面变化,主要是因为大数据信息技术在将档案信息进行的网络化的连接之后,从而更加便于档案资源的共享与传播。档案中的信息数据资源通过一定指令进行管理,在使用过程中,根据利用者具体需求,授予一定权限,从而保证档案信息在社会和各方面利用,可以更加便捷和精准。不仅可以解放大量档案管理劳动力,而且还能在相关行政部门或是科研部门提供更多信息服务与保障[12]。此外,随着社会不断发展,社会各个部门对于档案管理重要性有了更进一步的认知,对于档案利用价值给予了更多关注。无论社会科技如何发展,档案管理工作存在的意义就是为了给人们提供重要信息来源和真实数据。因此,为了满足企事业单位中对于档案的充分利用,将档案管理工作价值发挥到最大限度,随着信息时代的到来,目前档案利用价值也逐渐凸显在社会不同方面,呈现出更加多元化、平民化的积极状态。

  七、基层档案管理创新模式方法探索

  (一) 利用网络技术优势,不断完善档案管理方式

  基层单位在档案管理工作中,需要结合实际情况加大资金方面的投入,之后保证了资金的充足,才能有效提升档案管理中的创新技术,利用资金来为基层单位配备必要的计算机设备,能在一定程度上提升档案管理水平。此外,对于传统的档案管理方式,不能一味地去除,需要取其精华去其糟粕。相关的工作人员要结合实际情况充分利用信息技术的优势,对计算机设备进行进一步的创新,并选择比较科学的技术,这样能提升基层档案管理工作的准确性和实效性。比如,档案管理工作者可以合理地利用信息技术,采用数字化的管理模式进行档案管理,并不断地完善档案数据库,这样更加方便对档案信息的查询,并有效提升工作人员的工作效率。此外,基层单位的档案管理人员还能利用信息技术的平台,构建出一个开放的查询网站,在这一网站上为基层单位的工作人员提供查询服务。

  (二) 健全档案管理工作机制,提升档案管理工作效率

  在基层单位档案管理的实际过程中,需要结合实际情况不断完善档案管理的相关机制,并给予相关工作必要的制度保障,结合实际情况对档案管理工作做进一步的调整,这样才能适应现阶段档案管理工作的实际需求,此外,还需要完善相关的激励机制,提升工作人员的工作积极性以及核心竞争力。在机制上制约档案管理工作者的行为和思想,促进档案管理工作者在工作期间按照机制进行有效的工作,不断提升档案工作者的管理效率。

  (三)切实把握档案管理网络化特征

  在网络信息化的这一过程中,档案管理的安全性以及稳定性是需要引起格外关注的,现阶段的网络环境是比较复杂的,这样复杂的环境也成为限制档案网络化管理的一个十分重要的因素,针对基层单位档案管理领域中的网络及信息安全等问题,基层单位的档案管理部门就需要结合实际情况对网络化管理进行深入的研究,并完善相关标准,对网络安全等级做进一步的划分,这样就能解决基层单位在档案管理工作过程中出现的各种情况,从而有效提升基层档案管理工作的整体水平,在这样的情况下,能对基层档案网络化管理效率及水平作出一定保证。

  (四) 提高管理人员专业素养,促进档案管理工作更好发展

  不断的加强对基层单位档案管理工作人员的专业培训,这样能有效提升工作人员的工作素养和工作积极性,并与时俱进培养工作人员学会操作计算机,并利用好信息技术的优势,不断推进档案管理工作的顺利开展。相关的工作人员需要及时的找出在工作中可能会出现的问题,对一些相关的问题做进一步的解决。基层单位还需要定期地为工作人员开办相关的技能培训讲座, 邀请一些行业的专家来进行经验的传授,这样能有效保护档案资料。此外,基层单位的档案管理人员需要结合实际情况加强自身的道德素养,在工作中保持积极负责任的态度,针对于不同的部门,档案管理工作人员需要具备一定的责任心,做好各个部门的档案服务工作。

  八、结束语

  现今,基层单位档案管理也表现出了翻天覆地的变化,在档案管理中,一切工作都是为了社会发展积攒资本和基础物质条件,因此,积极转变观念,在信息化时代将先进的技术应用到档案管理工作中,可以有效提升工作效率,提高档案利用率,并且有效改善档案从业人员的工作幸福指数。

  参考文献:

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  [8]曾小敏.浅析如何提高新时代基层档案管理质量[J].山东档案,2018(04):45一46.

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  [12]任腾飞.推行“望闻问切”夯实基层基础——宁波市档案局推进档案工作服务农村基层社会治理[J].浙江档案,2020 (07):42-43.

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