如何科学规划职业学校干部人事档案管理工作

　　王冰楠

　　(杨凌职业技术学院，陕西 咸阳 712100)

　　摘 要：随着我国教育的不断改革和变化，很多高校的教育体系、学校结构都发生了很大的变化，传统的学校干部人事档案管理工作很难满足现阶段的档案需求，因此如何改革学校干部人事档案管理工作成了每个学校都必须直面的问题。科学规划学校干部人事档案的管理工作，充分发挥其利用价值，才能更好地完成学校的各项工作。本文以职业学校干部人事档案管理工作的改革入手，分析职业学校档案管理工作的重要意义，了解当前档案管理工作存在的问题，提出一些科学规划档案管理工作的一些建议。

　　关键词：档案管理;干部人事;职业学校

　　中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 (2021)1 9-01 48-02

　　随着大数据时代的到来，信息安全成了每个人都密切关注的话题，很多信息泄露的案件都源于人们对信息的不够重视。档案管理一直都是我国保存信息、利用信息的重要手段，到如今档案管理的方式也从以前低效率的纸质办公到现在的线上云办公，各个高校的人事档案管理工作也引进了先进的办公手段。但是面对瞬息万变的用人制度，职业学校人事档案管理工作并不能顺利进行，如何科学规划人事档案管理工作这关系到学校师资力量和教育质量，成了校方和教育部门研究的重要话题。

　　一、科学规划职业学校干部人事档案管理的目的和意义

　　根据我国现如今的经济状况和科技发展，中央、省级、市级有关组织部门都发布了关于干部人事档案管理工作的相应目标和要求，因此，就更需要职业学校响应国家号召，逐步落实中央、省级、市级相关部门对科学规划干部人事档案工作的期许，依据《干部档案工作条例》等规定，增强学校中各部门的干部档案的工作态度和工作意识，干部人事档案的科学规划是党和国家都很看重的工作，同时也是在我国档案工作的重要组成部分，是单位组织各种工作时的一类极其重要的基础类工作，在中国经历过的这么多历史时期，干部人事档案科学规划工作都展示出了它及其核心的价值和地位，与此同时，随着我国社会主义市场经济体系的不断完善和发展，干部人事档案管理规划不断深入改革，人才市场的制度体系也开始全面健全并扩展，这就导致，单位里的从事人员和他所工作的人事岗位两者的关系己经从刚开始相互制约，平衡稳定的状态慢慢地朝着一定超出可控范围的自由方向发展，因此，干部人事档案科学规划和管理便显得尤为重要，尤其在职业学校更应该合理管理，科学规划。

　　二、职业学校干部人事档案管理中遇到的问题

　　(一)档案管理工作不受重视

　　随着各个行业人事制度的改革，很多人“不甘心’犏于一隅，他们往往会多尝试几个岗位，到最后才会确定自己的工作，正是由于人才的就业自由度高，人才流动频率过快，使得每个行业的人事档案管理工作的工作量和工作复杂程度大大提升，但是人事档案对人才的制约能力反而在下降，这就使得很多人产生了“档案无用论”，现在很多职业学校也出现了人才流动过快的现象，人们对于人事档案的重视程度也在大幅度衰减，再加上传统的档案管理“重藏轻用”，很多在校人员都不知道还有人事档案管理这份工作，各种因素的累积使得职业学校干部人事档案管理工作逐渐成为了人仃“忘记”的工作。

　　(二) 干部人事档案工作规范性不高

　　近年来教育行业受到社会各界的重视，职业学校是国家培养专业人才的重要场所，同样受到越来越多人的重视，虽然职业学校的档案工作也只都在缓步改革提升，但是很明显社会科技发展的脚步更快，相比较而言职业学校干部人事档案管理工作进步缓慢，很多方面都需要改善，科学规划是解决这一问题最快的途径。职业学校干部人事档案管理工作常会遇到很多保密性高的档案信息档，一般情况下是不能随便打开浏览的，但是由于以前制度体系的不健全和人事调动的频繁导致一些干部人员的档案里存在年纪、工龄、入党时间、教育背景等基础信息残缺或者与事实不符合等现象，这些现象为职业学校中的干部人事档案管理工作造成了很多安全隐患和很难解决的麻烦。与此同时，职业学校之间各级干部人员互相交流的活动日益增多，对于归档这丫流程的要求也越来越多，每次交流活动之后，基本上都要求及时有效的归档相关基础材料和信息，尤其是一些相互跨校跨系甚至跨单位的交流和培养，经常有档案材料不健全或者材料丢失等现象发生，造成了无法预计甚至无法弥补的后果，有的档案甚至永久性丢失，永远无法找回了，这就需要干部管理人员对于干部人事档案进行科学规划和合理划分，尽可能地减少损失，为一些失误操作的后果制造更多可以弥补的可能性。

　　(三) 干部人事档案管理工作基本设施不足

　　一个职业学校如果要基本满足干部人事档案管理等一系列工作的话最起码需要设立一个专门的合法规范的档案管理单位，而这种单位要做到符合国家基本要求的话，最起码要分别做到“六防”和“三室”，这就导致满足以上条件最起码需要硬件设备空调、除湿器、紫外线除菌灯等专业设备还需要基本的电脑、打印机、复印机、白板投影机等办公设备，而这些硬件设备往往需要一笔不菲的经费来满足，但对于职业学校而言，在学术、科研、专业等方面所需的经费是首要解决的问题，更别提干部人事档案管理这种在学习上完全没有用处的财政预算了，这就导致很多职业学校对于干部人事档案管理的工作所能给予的预算极其有限，资源匮乏，更不说档案库房、办公室、档案查阅室这三室的建设和完善了，档案无法紧跟科技和社会的进步而完善导致档案材料无法完全保存供人查阅，这就需要管理干部人事档案人员积极寻找资金来源，积极向上级反映，督促档案管理单位的建设和完善。

　　(四)缺乏专业性的人才

　　人力资源是现在社会发展急需的资源，我国很多的高校都开设了档案管理的相关专业的，但是就目前来说档案管理制度的改革使得相关的专业人员紧缺，虽然各个高校加大了培养的人才数量，但还是呈现出青黄不接的现象。因此现在大多数职业学校对于干部人事档案管理工作都没有招聘专业的管理和规划人员，基本都是从一些其他岗位调任的兼职，对于人员的管理方式还停留在以前的工作或者他的主业上，对于干部人事档案管理工作毫无经验，基本无从下手，在思想方面和意识观念上都远远跟不上时代的发展和社会的进步，有种老年迟暮的无力感和挫败感，在管理相关工作中缺乏创新和创造力，固守成规毫无新意，这与党和国家所希望的干部人事档案管理成果相差甚远。

　　三、科学规范职业学校干部人事档案管理的策略的措施

　　(一) 充分认识人事档案管理工作科学规划的重要性

　　随着我国教育改革和人事管理制度改革的日益深入，职业学校对于专业人才的需求在不断地增加，二十一世纪最重要的资源竞争是人力资源竞争，管理的核心是人的管理，人事档案就是管理的重要理论依据和前提，它既能够存储职业学校干部的各种信息，是学校考察员工的重要依据，每个职员都会在档案上有所记录，方便评奖评优，提升学校的工作氛围，还能通过分析对比反映学校的运营现状，为学校决策部门提供精准的数据资源，更好地完善学校的相关制度，提升学校的总体水平，为国家输出更多专业性高的人才。因此人事档案管理工作对于学校发展的作用十分巨大，学校要积极向各个职员科普档案管理的重要性，同时督促人事档案管理工作人员重视自己的工作。

　　(二) 全面健全科学规划职业学校干部人事档案管理制度

　　制度是完成工作的基本前提，科学合理的制度能够让工作效率得到显著的提升，甚至会达到事半功倍的效果，同时制度也是对员工的一种约束，所有人都有一定的惰性，要想克服这一惰性仅仅靠自我约束远远不够，制度的约束往往比自我约束更有效，因此要想科学规划职业学校干部人事档案管理工作就必须制定出科学合理的制度。如果不知道该如何制定科学合理的工作制度，不妨参考《干部档案工作条例》的内容，再结合学校的管理现状还有社会科技发展的现状，制定出适合于自己学校的相关人事档案管理制度。科学的制度可以健全职业学校的干部人事档案管理制度，相关工作人员有法可依，有律可守，有纪可循，相关档案管理人员做事更加细致，对各类基础信息事无巨细，尤其是年龄、工龄、入党时间和教育背景，方便有关人员随时查阅，减少失误的可能性，将损失降到最低。

　　(三) 加大科学规划职业学校干部人事档案管理的经济投入

　　为了让干部人事档案管理工作紧跟时代的发展和社会的进步，非常有必要加大干部人事档案管理工作的经济投入，从而促进干部人事档案管理的硬件体系的完整健全，建议职业学校在每年的财政预算中划一部分出来给干部人事档案管理工作，严格按照党和国家的相关要求分别设立“六防”和“三室”，尤其是库房和阅览室，储存档案的地方乃机库重地绝不能马虎，要注意防潮防虫防菌，购买相应的防潮和杀菌设备来保证档案的完整度。学校在购买档案管理工作相关的仪器之后可以将账单报给教育部门，申请一定的教学补贴，减轻学校的经济负担，好让学校可以更好地为人才培养投资。

　　(四) 提升人事档案管理人员的专业性

　　要想科学规划人事档案管理工作就必须引进专业的人才，在人力资源紧缺的现在或许完全引进专业的人才不太现实，那么不妨请专业的人事分析现在的现状给出职业学校干部人事档案管理工作改革的相关建议，学校经过会议讨论确定出改革的方向。学校可以定期开展档案管理相关知识的培训，所有档案管理的人员都要参与培训，与时俱进的同时不断提升自己的专业水平，并且成立小组，方便他们相互监督相互帮助，共同完成人事档案管理工作，让技术学校更加高效地为国家培养技术人才。

　　四、总结

　　时代在进步，社会在发展，职业学校的干部人事档案管理工作也应该紧跟步伐，科学规划，合理发展，摒弃掉那些墨守成规的旧制度，科学规划职业学校干部人事档案管理，在改革中创新，在创新中发展，保留良好制度，摒弃不合理制度，创新属于时代的新制度，注重档案的保存和管理工作，更好地迎接新的时代。

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